株主総会議事録の体裁 1 ～用紙サイズと記載様式～

2013年9月3日 掲載

　株主総会議事録の作成者が決まったら、次に気になるのは議事録の体裁です。
　しかし、法令を見ても体裁や様式についての具体的な定めはありません。
　一般的にはどんな体裁を備えておけばよいのでしょうか?

○用紙サイズ

　議事録は登記申請の際に提出することもありますので、官公庁の用いているサイズをチェックして、それに倣っておけば安心です。

　まず、平成4年の各省庁事務連絡会議では、文書管理事務の効率化や民間負担の軽減等の観点から、平成5年4月以降、行政文書を原則A4判に統一するという申合せを発表しています。
また、最高裁も、平成13年1月から、判決文、訴状、準備書面等をA4判横書きとしています。

　これらの事情を見る限り、官公庁ではA4判横書きがスタンダードのようです。
　現在では通常のビジネス文書がA4判ということもあり、ほとんどの会社がもともと議事録もA4判で作成していると思いますので、特別な対応は必要なさそうですね。

○記載様式

　記載様式についても具体的な決まりはありません。
　記載事項に番号等をふって箇条書きにするも、文章でつづっていくも作成者の自由です。
　ただ、いずれの記載様式をとったとしても、議事録は一定期間備え置いておかなければならない書類であり、株主や債権者が閲覧謄写しうるものでもありますので、総会の議事の経過・結果がよくわかるよう、総会の開会から閉会まで、順を追った明瞭な記載が求められます。

　さらに体裁を整えるのであれば、1枚目に表紙もつけておくと、よりスマートです。

　次回は、議事録への記名押印について説明します。

上記内容は掲載日時点の法律に拠っています。最新の情報ではない可能性がありますのでご注意ください。